0 Generelt

01 Innhold

Dette bladet viser hvordan man kan bygge opp en brukerhåndbok for yrkesbygg og gir eksempler på hva en slik håndbok kan inneholde. Eksemplene i bladet er hentet fra kontorbygg, men tilsvarende oppbygning kan også benyttes for andre typer yrkesbygg. Innholdet må imidlertid tilpasses den aktuelle bygningen og bruken av denne.

En brukerhåndbok bør inngå som en del av drifts- og vedlikeholdsdokumentasjonen for bygget. Byggforvaltning 626.110 gir oversikt over hvilken annen dokumentasjon som er nødvendig for rasjonell og effektiv bruk og forvaltning av en bygning.

02 Hensikt

Formålet med en brukerhåndbok er å gi brukerne samlet informasjon om sikkerhet, drift/vedlikehold, tjenester, velferdstilbud og andre forhold knyttet til bygget. Brukerhåndboka må fordeles til alle som har sitt daglige arbeid i bygningen.

03 Henvisninger

Internkontroll, Forskrift med veiledning

Norsk Standard:

NS 3456 Mønster for dokumentasjon og bruksanvisning for bygninger

Byggforvaltning:

626.102 Dokumentasjon av brannsikkerhet i bygninger

626.110 Mønster for drifts- og vedlikeholdsdokumentasjon for yrkesbygg

626.113 Mønster for dokumentasjon av småhus

700.211 Renholdsplanlegging

1 Planlegging og oppbygning

11 Planlegging

Planlegging av brukerhåndboka bør starte i god tid før innflytting i bygningen. Den personen som administrerer driften av bygningen og andre brukertjenester, må få ansvar for å planlegge og koordinere håndboka. Innholdet begrenses til opplysninger som er nødvendige for brukerne. Man må legge vekt på å tilrettelegge informasjonen slik at den er grei å finne fram i. Informasjon om sikkerhetstjenester og tekniske installasjoner bør utarbeides i samarbeid med rådgivende ingeniører, leverandører/entreprenører og/eller driftspersonale. Beskrivelser av tekniske installasjoner må være korte og klare. Spesifikasjoner av teknisk utstyr skal ikke være med. Det må legges opp rutiner for regelmessig oppdatering av håndboka slik at innholdet er à jour til enhver tid.

12 Oppbygning og hovedkapitler

Tabell 12 viser eksempel på hovedkapitler i en brukerhåndbok. Både hovedkapitler og innholdet i de enkelte kapitlene kan variere avhengig av bygningens funksjoner og størrelse. For bygninger med spesielle funksjoner, f.eks. sykehus, kan det være aktuelt å utvide håndboka med egne kapitler om de ulike virksomhetene i bygningen.

Tabell 12

Eksempel på innholdsfortegnelse for en brukerhåndbok. Innholdet må tilpasses til den aktuelle bygningen og bruken av denne.

2 Øyeblikkelig hjelp

21 Generelt

Brukerhåndboka bør innledningsvis ha et kapittel med kortfattet informasjon om hvordan brukerne skal forholde seg ved akutte situasjoner. Punkt 22 – 25 gir eksempler på hvordan innholdet kan utformes.

22   Ulykker

Ulykker med personskade skal varsles til resepsjonen, som kontakter lege/ambulanse. Det kan også tas direkte kontakt med bedriftslegen (tlf. xx xx xx xx). Det fins sykebåre, brannteppe, brekkjern og førstehjelpsskrin på brannpost i underetasjen.

23 Brann

Brann varsles automatisk med kraftige ringeklokker. Når brannalarmen går, skal vinduene lukkes og bygget forlates. Følg skilt som markerer utgang/nødutgang. Heisene må ikke benyttes. Se også branninstruks i pkt. 42.

24 Innbruddsalarm

Innbruddsalarmen er i funksjon mellom kl. 2200 og kl. 0600 samt lørdager, søndager og andre helligdager. Hvis man er i bygningen og utløser alarmen ved et uhell, skal man ringe vaktselskapet (tlf. xx xx xx xx) og gi seg til kjenne, samt avtale møteplass utenfor hovedinngangen.

25 Avviksmeldinger

Andre prekære skader (tett kloakk, hærverk, knuste ruter etc.) meldes til vaktmester.

3 Driftspersonale og ansvarsområder

31 Generelt

Informasjon om hvordan driften og tjenester knyttet til bygningen er organisert, dvs. en orientering om driftspersonalet og deres hovedoppgaver, bør samles i et eget kapittel i brukerhåndboka. Innholdet kan utformes som vist i pkt. 32 og 33.

32 Hovedoppgaver

Driftsavdelingen har ansvar for driften av bygningen. Dette omfatter bl.a. sikkerhet, drift og vedlikehold av bygningen og tekniske installasjoner, renhold og en rekke tjenester knyttet til arbeid og helse og velferd.

33 Driftspersonale

Følgende personale er ansatt i driftsavdelingen:

– driftsleder (navn)

– vaktmester (navn)

– resepsjonsbetjening (navn)

331 Driftslederen har et overordnet ansvar for alle driftsoppgavene, og er leder for det øvrige personalet i driftsorganisasjonen. Han/hun har ansvar for de daglige administrative oppgavene, og ansvar for administrasjon av renhold og drift av kantinen.

332 Vaktmesteren har ansvar for drift og vedlikehold av bygningen med tekniske installasjoner og utendørs anlegg. Vaktmesteren kan også påta seg mindre oppdrag for leietakerne/brukerne. Dette avtales direkte med vaktmesteren. Ta kontakt med vaktmesteren dersom det oppstår funksjonssvikt eller andre problemer med dørlåser, sanitæranlegg, elektriske installasjoner mm.

333 Resepsjonsbetjeningen har ansvar for resepsjons- og sentralbordtjeneste, posttjeneste, gjesteparkering og administrasjon av møterommene.

4 Sikkerhet

41 Generelt

Kapitlet om sikkerhet i en brukerhåndbok bør omfatte rutiner og installasjoner som ivaretar sikring av personer og bygning med inventar og utstyr. Punkt 42 – 45 gir eksempler på innhold.

42 Branninstruks

421 Brannalarm. Brann varsles automatisk med kraftige ringeklokker. Det fins manuelle brannvarslere ved utgangsdørene. Når brannalarmen går, blir det gitt automatisk melding til brannvesenet. Ved brannsentralen i resepsjonen overvåkes alle brannmelderne, og brannstedet registreres. Når brannalarmen går, skal vinduene lukkes og bygningen forlates.

422 Rømning. Alle rømningsveier er merket med "UT" eller "NØDUTGANG". I tillegg er rømningsveier og brannslokkingsutstyr vist på oversiktstegninger som er plassert ved utgangene. Heisene må ikke benyttes.

I hver etasje er det utpekt to personer som skal kontrollere at alle i etasjen forlater bygningen. Under følger en oversikt over hvilke personer som er etasjeansvarlige:

Hovedblokk:

1. etasje: navn + navn

2. etasje: navn + navn

3. etasje. navn + navn

Sidefløy:

1. etasje: navn + navn

De etasjeansvarlige skal være de siste som forlater lokalene. Straks de er ute av bygningen, skal de etasjeansvarlige melde fra til brannvesenets representant hvilken del av bygget de har ansvar for og bekrefte at alle fra etasjen er ute.

423 Brannslokkingsutstyr. Det fins brannslanger i korridorene i hver etasje. I lager og verksteder er det brannslokkingsapparater. Vaktmesteren leder slokkingsarbeidet til brannvesenet kommer.

43 Adgangskontroll

Adgangskontrollen er basert på kortlesere som er plassert på ytterdørene og inngangsdørene til alle etasjer.

Alle med arbeidsplass i bygningen får utlevert et nøkkelkort og en personlig kode i resepsjonen. Kort pluss kode kan benyttes i kortlåsen for hovedinngangen og dørene til de lokaler brukeren skal ha adgang til. Hovedinngangen kan benyttes uten nøkkelkort mellom kl. 0800 og kl. 1600 fra mandag til fredag.

Besøkende henvender seg i resepsjonen, som ringer den som venter besøk. Besøkende skal normalt hentes i resepsjonen. Dersom personer man ikke kjenner ønsker adgang til bygningen når resepsjonen ikke er betjent, skal man be om legitimasjon og opplysning om hvem de skal besøke.

Kontakt resepsjonen eller vaktmesteren dersom det oppstår feil med adgangskontrollen. Utenfor normal arbeidstid kan man ringe til vaktselskapet (tlf. xx xx xx xx).

44 Innbruddsalarm

Alarmanlegget er et skallsikringssystem, med en kombinasjon av utvendige linjedetektorer og magnetkontakter/glassbruddetektorer. Alarmanlegget er i drift i tiden 2200 – 0600 på hverdager, samt hele helgen og helligdager. Man kan da gå ut og inn av bygningen på vanlig måte med adgangskortet.

Når anlegget er i drift, vil alarmen bli utløst dersom et vindu med magnetkontakt blir åpnet, eller dersom ytterdørene åpnes ved bruk av låsvrider. Blir en ytterdør stående åpen lenge, vil også dette utløse alarmen.

Hvis alarmen blir utløst ved en feiltakelse, skal den som utløser alarmen ringe til vaktselskapet og gi seg til kjenne, samt avtale møteplass utenfor hovedinngangen. Utrykning betales etter regning, ved falsk alarm belastes dette den aktuelle leietaker.

45 Tilfluktsrom

Det er tilfluktsrom i underetasjen. I fredstid benyttes tilfluktsrommet som lager.

5 Tekniske installasjoner

51 Generelt

Et eget kapittel i brukerhåndboka bør gi kortfattet informasjon til brukerne om de tekniske installasjonene i bygningen, og nødvendige brukerinstrukser. Man bør skille mellom hva brukerne selv har mulighet for å påvirke, og hva som er driftsavdelingens ansvar. Eksempler på innhold er gitt i pkt. 52 – 55.

52 Varme

Oppvarming av bygningene foregår med fjernvarme og elektrisk energi. De enkelte lokalene blir oppvarmet både gjennom luftbehandlingsanlegget, og ved hjelp av radiatorer eller panelovner. Panelovnene kan reguleres av den enkelte bruker.

53 Luftbehandling

Lokalene tilføres filtrert, oppvarmet/kjølt friskluft. Kjøleanlegget forutsetter bruk av persienner foran vinduene. Vinduslufting bør ikke foretas når utetemperaturen er høyere enn romtemperaturen. Luftbehandlingsanlegget er i drift mellom kl. 0600 og 1800 fra mandag til fredag. Kontakt vaktmester angående arrangementer på kveldstid. Om sommeren går anlegget hele døgnet. Det er røykeforbud i alle felleslokaler.

54 Elkraft

Elkraft benyttes til panelovner i kontorene samt belysning, kontormaskiner m.m.

55 Heiser

Det er en personheis og en kombinert person- og vareheis i bygningen. Maksimal belastning er angitt i heiskupeen. Transporttraller må ikke kjøres mot heisdørene. Heisene er utstyrt med nødtelefon. Dersom heisen stopper, ringer man til vaktselskapet, som sørger for assistanse.

6 Renhold

61 Generelt

Renholdet i bygningen har stor betydning for inneklimaet, og bør omtales i et eget kapittel i brukerhåndboka.

62 Renholdsplan

Driftsavdelingen har engasjert AS Renhold til å utføre renhold i bygget. Dette omfatter både rengjøring og avfallshåndtering. Renholdet utføres i arbeidstiden.

I hver etasje henger det renholdsplaner med oversikt over alle arealene, hvilke arbeidsoppgaver som skal utføres, samt frekvensen for disse. Det fins i tillegg en detaljert renholdsplan på driftslederens kontor.

Mangler og merknader i forbindelse med renholdet kan noteres i en bok som ligger i resepsjonen.

63 Rengjøring

I kontorer rengjøres golvene med tørr mopp to ganger pr. uke. Arbeidsbord og andre vannrette flater som er tilgjengelige, tørkes av en gang pr. uke. En gang pr. måned rengjøres billedrammer og loddrette flater på møbler, og tekstile møbler støvsuges. Se renholdsplanen for mer detaljerte opplysninger.

64 Avfallshåndtering

Avfall fra kontorer tømmes to ganger pr. uke. Om avfall fra andre arealer, se renholdsplanen. Alt kontoravfall transporteres av renholderne til containerne i varemottaket i underetasjen.

Papiravfall skal legges i "miljøesker" på kontorene. Ved større avfallsmengder må man ta kontakt med vaktmesteren.

7 Tjenester

71 Generelt

Brukerne trenger informasjon om tjenester knyttet til bygningen og opplysninger om hvem som er ansvarlige/kontaktpersoner blant driftspersonalet. Innholdet i et kapittel om tjenester i brukerhåndboka kan utformes som vist i pkt. 72 – 75.

72 Telefon

Telefonsentralen har 400 internlinjer og 50 bylinjer. Bylinjene er fordelt med 25 inngående og 25 utgående linjer. På de utgående linjene er det koblet tellerskrittmålere som løper parallelt med Telenors måler. Når det ringes ut, blir tellerskrittene registrert på den internlinjen det ringes fra. For nærmere informasjon om telefontjenestene, se "Tele-info" i den interne telefonatalogen for bygningen.

Ved nyansettelser skal arbeidsgiver gi opplysninger til resepsjonen på eget skjema. Ved flytting av kontor følger internnummeret med, gi beskjed til resepsjonen. Resepsjonen er betjent mellom kl. 0800 og kl. 1600. I juli stenger resepsjonen kl. 1500.

73 Post

Driftsavdelingen sørger for transport av post mellom resepsjonen og postkontoret. Transporten utføres på hverdager (mandag – fredag) hele året, bortsett fra dagene mellom palmesøndag og skjærtorsdag, samt jul- og nyttårsaften.

Daglige rutiner:

– senest 0845: Inngående post leveres i resepsjonen

– 1200: Siste frist for levering av utgående post. Skal være klar for henting i resepsjonen

74 Møterom

741 Bestilling. Driftsavdelingen administrerer fire møterom. Møterommene bestilles i resepsjonen.

742 Utstyr – orden. Møterommene er utstyrt med tavle, overheadprosjektor og flipover-tavle. Møtesalen i 3. etasje er også utstyrt med framviser for lysbilder.

Forlat møterommet slik at det er klart for neste møte:

– Rydd ut dekketøy o.l. etter servering.

– Kast brukte flipover-ark og papir.

– Rydd bort penner, blyanter o.l.

– Tørk av tavlen.

– Sett bord og stoler på plass.

743 Møter for eksterne. For at resepsjonen skal kunne yte best mulig service når det arrangeres kurs og møter med eksterne deltakere, ber vi om at arrangørene gir beskjed helst dagen før. Vi ber også om at arrangørene benytter tavlen i resepsjonen til å informere om møter/kurs og møtelokale.

75 Parkering

Bygningens parkeringsplasser kan disponeres av alle brukerne. Reserverte plasser er merket.  Det er en egen lukket parkeringsplass for gjester. Besøkende henvender seg til resepsjonen gjennom mikrofonen ved hovedinngangen. Bommen åpnes for innkjøring fra resepsjonen. Ved utkjøring åpner bommen seg automatisk.

Sykler skal plasseres i sykkelstativ utenfor hovedinngangen. Det er ikke tillatt å ta med sykler inn i bygningen.

8 Helse og velferd

81 Generelt

Oversikt over tilbud i bygget knyttet til brukernes helse og velferd, fra bedriftshelsetjeneste og kantine til "faste" sosiale arrangementer, kan samles i et eget kapittel i brukerhåndboka. Eksemplet på innhold er vist i pkt. 82 – 85.

82 Bedriftshelsetjeneste

Bedriftslegen har kontor i 2. etasje. Kontortid: 0800 – 1500. Telefon: xx xx xx xx.

83 Kantine

Driftsavdelingen er ansvarlig for driften av kantinen. Kantinen er åpen for servering fra kl. 1030 til kl. 1300 alle arbeidsdager fra mandag til fredag. Brukere som ønsker å arrangere møter eller sammenkomster i kantinen utenom vanlig åpningstid, kan avtale dette med driftslederen.

84 Garderober, dusj og badstu

I underetasjen er det dame- og herregarderober med dusj og badstu. Garderobene kan f.eks. benyttes i forbindelse med kveldstrim, enten enkeltvis eller i grupper. Husk å rydde.

85 Sosiale arrangementer

851 Juletrefest. I januar arrangeres juletrefest for barn. Arrangørkomiteen består av representanter fra brukerne. Utgifter til underholdning og poser til barna betales av driftsavdelingen.

852 Rebusløp blir arrangert i oktober hvert år. Alle som holder til i bygningen, kan delta i rebusløpet. Ansvaret for arrangementet går på omgang.

853 O-løp. Trimgruppa på huset arrangerer orienteringsløp hver uke i sommerhalvåret. Det er løyper både for "koffertløpere" og "spesialister". Alle som holder til i bygningen, kan delta. Ansvaret for å legge løyper går på omgang mellom deltakerne.

9 Referanser

91 Utarbeidelse

Dette bladet er utarbeidet av Eigil Stang. Saksbehandler har vært Anna Næss Rolstad. Redaksjonen ble avsluttet i mars 1996.

92 Litteratur

921 Merkesystemer for bygg. Rådgivende Ingeniørers Forening (RIF). Trondheim, 1988.

922 FDV-norm for bygninger. Rådgivende Ingeniørers Forening (RIF). Oslo, 1989.

© SINTEF Byggforsk

Materialet i dette dokumentet er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med SINTEF Byggforsk er enhver eksemplarfremstilling, tilgjengeliggjøring eller spredning utover privat bruk bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar, og kan straffes med bøter eller fengsel.