0 Generelt

 

Miljøbevisst rengjøring av inventar med tørr inventarmopp. Foto: ISS Norge

 

01 Innhold

Denne anvisningen gir råd om prosess for omstilling til miljøbevisst renhold, i tråd med «Beste Praksis Renhold». Anvisningen presenterer også resultater fra vellykkede prosjekter. Prinsipper og måleparametre for «Beste Praksis Renhold» er gitt i Byggforvaltning 700.209.

 

02 Begrepet «Beste Praksis Renhold»

Begrepet «Beste Praksis Renhold» ble etablert i forbindelse med omstilling av renholdet i Forsvarsbygg i perioden 2002–2004. Senere har tilsvarende prosjekter blitt gjennomført flere steder, særlig innenfor offentlig forvaltning. Begrepet er nå vanlig i renholdsbransjen som betegnelse på moderne renhold med fokus på ytre miljø, innemiljø, arbeidsmiljø og kostnader.

 

03 Målgruppe

Anvisningen retter seg spesielt mot personale med ansvar for å planlegge og lede renhold, samt innkjøpere og eiendomsforvaltere.

 

04 Definisjoner

For definisjoner av begreper som benyttes i forbindelse med «Beste Praksis Renhold», se Byggforvaltning 700.209 og 700.211.

 

05 Henvisninger

Lov om planlegging og byggesaksbehandling (pbl)

Teknisk forskrift til pbl (TEK) med veiledning

Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven)

Lov om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven)

Lov om kontroll med produkter og forbrukertjenester (produktkontrolloven)

Forskrift om begrensning i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften)

Forskrift om miljørettet helsevern

Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.

Standarder:

NS 8431 Alminnelige kontraktsbestemmelser om levering av fast renhold

NS-INSTA 800 Rengjøringskvalitet – System for å fastlegge og bedømme rengjøringskvalitet, med veiledning

NS-EN ISO 14000-serien Miljøstyringssystemer

Planlegging:

379.243 Tilrettelegging for rasjonelt renhold

Gruppe 36 og 37 om rom og innredninger

Byggdetaljer:

Gruppe 57 om byggevarer og materialer

Byggforvaltning:

624.010 Livssykluskostnader for byggverk. Beregningseksempler

700.209 Prinsipper for miljøbevisst renhold. «Beste Praksis Renhold»

700.211 Renholdsplanlegging

700.212 Renhold i skoler og barnehager

700.214 Renhold i sykehus og andre helseinstitusjoner

700.216 Renhold i bade- og svømmeanlegg

740.218 Renhold av inventar- og innredningsoverflater.

Midler og metoder

741.203 Renhold av teppegolv. Midler og metoder

741.204 Renhold av myke, halvharde og harde golv. Midler og metoder

 

1 Bakgrunn, krav og forutsetninger

11 Bakgrunn, kostnad og belastning

En undersøkelse som Byggforsk gjennomførte på oppdrag for det danske Miljømærkesekretariatet (Nordisk Svanemerking) i 2001 [721], avdekket at profesjonelt renhold er ressurskrevende og belaster miljøet. Det var også store variasjoner i miljøbelastning fra leverandør til leverandør, og stort forbedringspotensial hos enkelte.

Renhold er kostnadskrevende og legger beslag på 25–30 % av driftsbudsjettet til en kontorbygning, se Byggforvaltning 624.010. Det søkes derfor kontinuerlig etter kostnadsreduksjoner, og mulighetene for å minske utgiftene kan ofte være gode. Dersom omstillingsprosesser innenfor renhold ikke gjennomføres på en god måte, kan resultatet bli dårligere totaløkonomi. Endring av renholdsrutiner kan ha negative konsekvenser, som økt arbeidsbelastning og økt sykefravær for renholderne, og dårligere innemiljø for brukerne.

 

12 Overordnede hensyn

121 Generelt. Renhold påvirker både arbeidsmiljøet, innemiljøet og det ytre miljøet. Hensynet til renholderen  må komme først ved valg av rengjøringsmetoder, kjemikalier og utstyr.

122 Tilrettelegging. TEK krever at byggverk skal være prosjektert og oppført slik at det er lagt til rette for effektiv drift, enkelt og effektivt vedlikehold, og rasjonelt renhold. Om renholdshensyn ved planlegging av bygninger, se Planlegging 379.243. Bedre tilrettelegging for renhold bør også vurderes som et ledd i en omstillingsprosess.

 

13 Hensyn til arbeidsmiljøet

131 Arbeidsmiljøloven. Arbeidsgiver plikter å sørge for at virksomheten følger bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Det innebærer blant annet å organisere og gjennomføre et systematisk HMS-arbeid, og å sørge for at arbeidstakerne har nødvendig innsikt i HMS. Loven krever tilfredsstillende renhold av både arbeidsrom, andre oppholdsrom og sanitærrom.

Andre lover og forskrifter som omhandler miljøhensyn og miljørettet helsevern, er nærmere beskrevet i Byggforvaltning 700.209.

132 Arbeidsmiljøutvalg. Et eventuelt arbeidsmiljøutvalg i bedriften er en naturlig diskusjonspartner i en omstillingsprosess. Utvalget kan være et høringsorgan i forhold til beslutninger om måltall og kvalitetsmål for renholdet.

133 Arbeidstakerorganisasjoner. Alle omstillingsprosesser medfører endringer i renholdernes arbeidssituasjon. Medarbeiderrepresentanter bør derfor delta aktivt i omstillingsprosessen. Det er spesielt viktig innen forvaltning og drift av offentlige bygninger med renhold i egen regi.

 

2 Etablering og gjennomføring av omstillingsprosjekt

21 Organisering

Endringsprosessen bør gjennomføres som et prosjekt. Ved oppstart etablerer man en prosjektorganisasjon. Den bygges opp slik at alle parter blir involvert og føler eierskap til prosessen. Et eksempel på en prosjektorganisasjon er vist i fig. 21. Man bør vurdere om det er behov for ekstern bistand til å gjennomføre prosessen, og hvilken plass og ansvar eventuelle konsulenter skal ha i prosjektorganisasjonen.

 

Fig. 21

Prosjektorganisasjon for omstilling til «Beste Praksis Renhold»

 

22 Trinn i prosessen

Endringsprosessen bør foregå trinnvis. En slik trinnvis prosess kan omfatte:

– Trinn 1: kartlegging av eksisterende renhold og fastsetting av mål, se pkt. 3

– Trinn 2: utvikling av nytt renholdssystem, se pkt. 4

– Trinn 3: implementering av nytt renholdssystem og evaluering, se pkt. 5

 

23 Framdriftsplan

En av prosjektgruppas første oppgaver er å lage en realistisk framdriftsplan som sikrer systematisk og optimal gjennomføring av prosessen. Varigheten av de forskjellige fasene i prosessen avhenger av størrelsen på organisasjonen og hvilke ressurser man disponerer. Erfaringer tilsier at det tar minst ett år å gjennomføre en omstillingsprosess. I store organisasjoner trengs det mer tid, og en omstillingsprosess på to til tre år er mer realistisk.

 

24 Måleparametre

Tidlig i prosjektet må man fastsette måleparametre for å måle og vurdere økonomiske, kvalitetsmessige, miljømessige og helsemessige forhold. Se eksempler på målbare faktorer i Byggforvaltning 700.209.

 

25 Informasjonsplan

En informasjonsplan bidrar til å skape åpenhet om prosessen. Informasjonen må være rettet mot alle som berøres av prosessen, og den bør starte så tidlig som mulig.

 

3 Trinn 1 – kartlegging og fastsetting av mål

31 Omfang og varighet

I første trinn av omstillingsprosessen må man gjøre opp status for renholdsleveransen og fastsette nye mål. Denne delen av prosessen vil vanligvis ta to til fire måneder, avhengig av hvor stor og kompleks organisasjonen er. Status kan kartlegges ved å gjennomføre undersøkelser i hele eller deler av bygningsmassen. Hvis man bare undersøker deler av bygningsmassen, bør man velge ut en representativ del slik at man kan ekstrapolere resultater til å omfatte hele bygningsmassen. Kartleggingen bør minst dekke 20 % av bygningsmassen. Kartlegging av personellmessige forhold bør alltid omfatte hele organisasjonen.

Man må skille mellom forskjellige typer bygninger, og gruppere og evaluere bygninger med samme funksjon for seg. I en kommune kan det for eksempel være aktuelt å dele inn i følgende grupper av bygninger:

– skoler

– barnehager

– sykehjem

– idrettshaller

– administrasjonsbygninger

Forhold man bør kartlegge, er:

– organisering

– personellmessige forhold

– renholdssystem og rengjøringskvalitet

– materialforbruk

– tidsforbruk og renholdsareal

– bygningsmessige forutsetninger og bruksbelastningen i bygningene

– overenskomster, arbeidsavtaler osv.

– transport i tilknytning til utførelse av tjenesten

Se også informasjon om målbare faktorer ved renholdsleveranser i Byggforvaltning 700.209.

 

32 Personellmessige forhold

Denne delen av kartleggingen kan legges opp slik at man avdekker både økonomiske forhold (tidsforbruk), organisasjon, kompetanse og sykefravær. Figur 32 viser et eksempel på en slik kartlegging. Personalomsetning beregnes ved å dividere antall som har sluttet i løpet av året med gjennomsnittlig antall ansatte i løpet av året hos renholdsleverandøren. Gjennomsnittlig antall ansatte i året kan beregnes ved å summere antall ansatte i begynnelsen av året (1. januar) og antall ansatte i midten av året (1. juli) og dividere summen med 2. Svaret multipliseres med 100 for å få %. Ferievikarer skal ikke inngå i beregningen.

 

Fig. 32

Eksempel på kartlegging av personellmessige forhold

 

33 Renholdssystem og rengjøringskvalitet

331 Renholdssystem. Kartleggingen bør omfatte:

– renholdsfrekvens eller kvalitetsfrekvens (hvis kvalitetsstyrt) for regelmessig renhold av de viktigste romtypene, for eksempel oppholdsrom, sanitærrom og fellesarealer

– dominerende rengjøringsmetode for golv i oppholdsrom og fellesarealer

– dominerende rengjøringsmetode for inventar i oppholdsrom og fellesarealer

– vedlikeholdsrutiner for golv

– periodisk rengjøring (oppgaver, hyppighet og sist utført)

– avfallsfraksjoner som blir håndtert av renholdsleverandøren

– tilleggstjenester som renholdsleverandøren utfører

– tidspunkt for regelmessig renhold og organisering for øvrig (team, jobbrotasjon, inndeling i renholdsområder)

332 Rengjøringskvalitet måles som beskrevet i NS-INSTA 800. Visuell kontroll brukes for å finne hvilke kvalitetsprofiler lokalene har. Kontrollen bør omfatte de vanligste romtypene og rom med høye krav til hygiene, som kontorer eller undervisningsrom, fellesarealer, kantine/spiserom og sanitærrom. I tillegg bør man måle støvmengde i oppholdsrom. Støv på overflater måles rett før renhold for å avdekke maksimumsnivået. Sklisikkerhet (friksjon) og glans på harde golv er andre forhold som kan måles.

 

34 Materialforbruk

Materialforbruket  til rengjøring gir informasjon om både økonomiske og miljømessige forhold, samt supplerende informasjon om rengjøringsmetoder. På grunn av sesongmessige variasjoner anbefales det å måle forbruket for et helt år, for eksempel foregående år. Forhold som bør registreres, er produktnavn, produsent/leverandør, forbrukt mengde og innkjøpspris. Man må også skille mellom miljømerkede og ikke miljømerkede produkter, se oversikt over produkttyper som kan miljømerkes i Byggforvaltning 700.209. Målingene kan begrenses til de mest brukte produktene:

– de 15–20 mest brukte renholdskjemikaliene, inkludert produkter til moppevask, golvpleie og desinfeksjon. Kjemikalier som går med ved eventuell ekstern vasking av mopper og kluter, må også tas med.

– forbruk av utstyr som mopper (typer og mengde) og tilhørende utstyr, kluter (typer og mengde), skinn, inventarmopper, pads og svamper, sprayflasker og bøtter, renholdsvogner, samt støvsugerposer og -filtre

– forbruk av rekvisita som avfallssekker og innstikksposer til avfallskurver

Maskinparken renholdsorganisasjonen disponerer, bør også registreres, både antall og typer maskiner. Aktuelle maskiner kan være:

– kombinasjonsmaskiner

– poleringsmaskiner

– skuremaskiner

– vannsugere

– støvsugere og teppebørstesugere

– tepperensmaskiner

– maskiner til moppevask

 

35 Tidsforbruk og renholdsareal

Tidsforbruk og renholdsareal beregnes ved hjelp av kalkulasjonsprogrammer for renhold, se Byggforvaltning 700.209 og 700.211. En viktig faktor for å vurdere miljømessige forhold er det totale antallet kvadratmetre rengjort golvareal per år (RÅK). RÅK er produktet av antall kvadratmetre med renholdsareal og rengjøringsfrekvenser for forskjellige typer rom, og kan beregnes med kalkulasjonsprogrammer for renhold. RÅK kan også beregnes ut fra antall årsverk. Se retningslinjer i Nordisk Miljømerkings kriteriedokument for svanemerking av renholdstjenester [722].

 

36 Andre forhold som bør kartlegges

361 Bygningsmessige forutsetninger og bruksmessige forhold har betydning for valg av rengjøringsmetoder og frekvenser. Slike forhold kan variere fra bygg til bygg, og kartleggingen må tilpasses de aktuelle forholdene. Faktorer man bør registrere, er:

– hovedaktiviteter i bygningen (kontor/administrasjons-bygning, undervisning osv.)

– eventuelle andre aktiviteter av betydning

– byggeår og eventuelt år for siste renovering

– vedlikeholdsmessig tilstand for innvendige overflater generelt, og for golvbelegg spesielt

– gjennomsnittlig antall brukere per dag

– tilsmussingsgrad, og eventuelt spesielle smussbelastninger

– rengjøringsvennlighet generelt

– typer golvbelegg

– inngangspartier og smusshindrende tiltak

– renholdsrom og hvor de er plassert

Vedlikeholdsmessig tilstand, tilsmussingsgrad og rengjøringsvennlighet kan graderes på en skala, for eksempel fra 1 til 5.

362 Transport kan kartlegges på flere måter. Metoder er beskrevet i Nordisk Miljømerkings kriteriedokument for svanemerking av renholdstjenester [722].

363 Trivsel og helse. Andre forhold  man kan kartlegge, er sykefravær blant brukere av lokalene, kundetilfredshet og medarbeidertilfredshet. Slike undersøkelser er forholdsvis omfattende, men de kan gi nyttig informasjon om kvaliteten på renholdsleveransen, innemiljøet i lokalene og arbeidsmiljøet hos renholdsleverandøren.  

 

37 Hjelpemidler

I kartleggingen kan man bruke spørreundersøkelser, intervjuer, befaringer og målinger. Regnskapssystemer og kalkulasjonsprogrammer for renholdskostnader er nyttige hjelpemidler. Man kan også utvikle egne regneark, og registrere opplysningene som samles inn direkte i regnearkene. I store organisasjoner kan regneark sendes ut til lokalt ansvarlige som legger inn nødvendige data og returnerer regnearket til kartleggingsansvarlig. Leverandørene kan ofte gi informasjon om materialforbruk og drivstofforbruk.

 

38 Analyse

381 Generelt. Innsamlede data analyseres, og resultatene sammenliknes med og vurderes i forhold til erfaringsmateriale fra renholdsbransjen, undersøkelser foretatt av andre, og krav og anbefalinger i regelverket, standarder og tilhørende veiledninger, samt Byggforskserien.

382 Renholdskostnader. Totale renholdskostnader kan beregnes ut fra antall årsverk for renholdere, arbeidsledere og andre tilknyttet renholdsleveransen, samt materialkostnader. Det er viktig å få med alle kostnader knyttet til renholdstjenesten. Totale kostnader er som regel nesten det dobbelte av netto lønnskostnader, se Byggforvaltning 700.211. Renholdskostnadene kan også variere, avhengig av type bygninger og miljø. Kostnadene er erfaringsmessig vesentlig høyere i sykehus og skoler enn i kontormiljøer, og de er også noe høyere i offentlig sektor enn i privat sektor.

383 Renholdssystemet kan sammenliknes med anbefalinger i Byggforvaltning 700.209. Se også andre anvisninger om renhold i pkt. 05.

384 Rengjøringskvalitet. Kvalitetsprofiler basert på gjennomsnittsresultater for de forskjellige romtypene kan settes opp, og man kan beregne støvdekkeprosenter mv. Resultatene kan sammenliknes med anbefalte kvalitetsprofiler og kvalitetskrav beskrevet i Byggforvaltning 700.211, 700.212 og 700.214. Se også Byggforvaltning 700.209.

385 Miljømessige forhold. Resultatene fra kartlegging av materialforbruk og transport kan omregnes til miljøpoeng etter Nordisk Miljømerkings kriteriedokument for svanemerking av renholdstjenester [722], og vurderes i forhold til krav til svanemerket renhold.

386 Sykefraværet kan sammenholdes med statistikker fra Statistisk Sentralbyrå for sammenliknbare bransjer. Sykefravær kan reduseres gjennom å innføre moderne og lettere rengjøringsmetoder og endret organisering av arbeidet, for eksempel ved å bruke team på to til tre personer.

387 Bygningsmessige forutsetninger kan sammenliknes med anbefalinger i Planlegging 379.243 og Byggforvaltning 700.212 og 700.214. På dette grunnlaget kan man foreslå utbedringer som letter innføringen av nye og mer miljøvennlige rengjøringsmetoder, se prinsipper for «Beste Praksis Renhold» i Byggforvaltning 700.209. For eksempel kan utbedring av atkomstveier og inngangspartier redusere smussinntråkket og smussbelastningen vesentlig.

 

39 Fastsetting av mål for renholdsleveransen

På bakgrunn av kartleggingen og en samlet vurdering av muligheter og ønsker når det gjelder framtidig renhold, kan man fastsette prinsipper og måltall for renholdsleveransen. Prinsipper for et miljøbevisst renhold og målbare faktorer ved renholdsleveranser er beskrevet i Byggforvaltning 700.209. Målene for omstillingsprosessen må være realistiske, og de kan gjerne splittes opp i:

– kortsiktige mål, for eksempel for første år med nytt renholdssystem

– langsiktige mål som skal oppnås i løpet av en periode på 3–5 år

Tabell 39 viser eksempler på måltall brukt for å vurdere «Beste Praksis Renhold» i Forsvarsbygg i perioden 2002–2005. Miljømålet var satt med tanke på at tjenesten skulle tilfredsstille daværende krav til svanemerking av renholdsleverandører utviklet av Nordisk Miljømerking. Økonomimålet tok sikte på å gjøre Forsvarsbygg konkurransedyktig i forhold til eksterne leveranser. Kvalitetsmålet skulle sikre brukerne et støvmessig godt innemiljø.

 

Tabell 39

Måltall for vurdering av «Beste Praksis Renhold» (BPR) i Forsvarsbygg satt i 2002

 

4 Trinn 2 – utvikling av nytt renholdssystem

41 Omfang og varighet

Trinn to i omstillingsprosessen  tar vanligvis noe mer tid enn første trinn. Utviklingsfasen kan vare fra et halvt til ett år, men det avhenger av organisasjonens størrelse og kompleksitet, og ståstedet i forhold til målsettinger og tekniske ressurser. I tillegg til å utvikle/anskaffe dokumentasjon, nye produkter, kurs og hjelpemidler, kan det være nødvendig å inngå nye, justerte avtaler med de ansattes organisasjoner.

 

42 Driftsmanual

Driftsmanual vil være et viktig hjelpemiddel for alle ledd i organisasjonen. Manualen bør inneholde beskrivelser av rengjøringstekniske prinsipper, renholdsrutiner, rengjøringsmetoder, krav til rengjøringstekniske produkter, samt kvalitetskrav og målsettinger. En god driftsmanual kan brukes ved planlegging av renhold, innkjøp av tekniske produkter, utføring av renhold, og oppfølging av renhold. Ved kvalitetsstyrt renhold vil arbeidsplaner som viser hva man vanligvis må gjøre av renhold for å tilfredsstille kvalitetskravene være et nyttig hjelpemiddel for renholderne, se eksempler i Byggforvaltning 700.211, 700.212 og 700.214.

 

43 Materialstandard

Man bør utvikle brukerkravspesifikasjoner for rengjøringstekniske produkter, se anbefalinger i Byggforvaltning 700.209. Brukerkravspesifikasjonene kan inngå i driftsmanualen, og brukes i forbindelse med innkjøp av rengjøringstekniske produkter, for eksempel som del av kravspesifikasjonen i et anbudsgrunnlag for slike produkter. Materialstandarden bør omfatte de fleste produkter som er nødvendige for å utføre renholdsoppgavene, men antall alternativer i hver produktgruppe bør begrenses. Begrensning vil lette opplæringen av renholdere og gi høyere innkjøpt volum av hvert produkt, samt lavere priser. Materialstandarden bør inneholde miljømerkede produkter der slike fins.

 

44 Kalkulasjonssystem

Et godt kalkulasjonssystem er nødvendig for å beregne riktig renholdstid og renholdskostnader. Det fins flere gode kalkulasjonssystemer på markedet. Før innkjøp av kalkulasjonssystem bør man sette opp en brukerkravspesifikasjon tilpasset organisasjonens behov. En del grunnleggende krav til system for å beregne renholdstid er beskrevet i Byggforvaltning 700.209. Andre aktuelle krav er:

– krav til brukervennlighet og fleksibilitet

– mulighet for å utvikle renholdsplaner direkte i datategninger (Autocad eller liknende)

– mulighet for å endre ytelser og legge inn tilleggstid

– mulighet for å fordele og omdisponere rengjøringstid og arealer (områdefordeling)

– mulighet for å håndtere regelmessig og periodisk renhold, samt tilleggsleveranser

– mulighet for å beregne renholdskostnader og fordele på kunder/områder

– mulighet for å registrere og beregne materialforbruk

– mulighet for å generere rapporter for regelmessig og periodisk renhold, med tider, frekvenser, kostnader osv., inkludert renholdsplaner og arbeidsplaner

 

45 Opplæringsprogram

Nytt renholdssystem og nye hjelpemidler (kalkulasjonsprogram mv.) kan medføre behov for opplæring  av medarbeidere på flere nivåer i organisasjonen. Eventuelle opplæringsplaner og kompetansekrav for forskjellige stillingstyper må oppdateres, og man må gjennomføre kurs i forbindelse med innføring av nytt renholdssystem, se pkt. 5.

I større organisasjoner, eller ved manglende intern kompetanse, kan man kjøpe inn kurs fra eksterne leverandører. Omfang og innhold for de enkelte kursene må spesifiseres, for eksempel med henvisning til opplæringsplaner og kompetansekrav for de stillingstypene som er aktuelle.

 

46 Innkjøp av renhold

I mange offentlige bedrifter benytter man både eksterne og interne renholdsleverandører. Man må stille de samme kravene til internt og eksternt levert renhold. I større organisasjoner bør man ha standard anbudsdokumenter hvor kravene går fram. Se også Byggforvaltning 700.209.

 

47 Pilotprosjekt

I større organisasjoner anbefales det å gjennomføre et pilotprosjekt hvor man prøver ut nye hjelpemidler og nytt renholdssystem i en begrenset del av organisasjonen, for eksempel i én bygning. Pilotprosjektet bør omfatte:

– planlegging av renhold etter nye prinsipper, som blant annet innebærer utprøving av kalkulasjonssystemet (nytt eller oppdatert)

– innkjøp av nytt materiell

– oppdatering av kompetanse ved gjennomføring av opplæringsprogram

– oppstart og utføring av renhold etter nye prinsipper i praksis

– evaluering av nytt system ved å bruke målekriterier og måltall bestemt i trinn 1, se også pkt. 52

Evalueringen av pilotprosjektet kan først skje etter en prøveperiode på 2–3 måneder med nytt renhold.

 

5 Trinn 3 – implementering av nytt renholdssystem i hele organisasjonen

51 Organisering og varighet

I siste fase av prosessen skal omstilling til nye renholdsrutiner foregå i hele organisasjonen. Denne fasen vil ha en varighet på et halvt til halvannet år, avhengig av organisasjonens størrelse og kompleksitet. I større organisasjoner vil det være en fordel å dele inn organisasjonen i naturlige puljer som starter suksessivt, for eksempel med én ny pulje hver måned. Viktige suksesskriterier i denne fasen er at man sørger for å:

– utarbeide en realistisk tidsplan (sette av god tid til tidkrevende oppgaver som planlegging og kalkulasjon)

– ha engasjerte og entusiastiske medarbeidere på alle nivåer og som har vært godt informert helt fra starten av prosjektet

– legge opp en trinnvis prosess hvor de enkelte delene blir gjennomført i riktig rekkefølge

 

52 Trinn

Trinn i innføringsprosessen kan for eksempel være:

1: kurs for ledere

2: planlegging og beregning av renholdstid

3: innkjøp av materiell

4: kurs for utførende renholdere

5: oppstart

6: oppfølging og korrigering

7: evaluering

 

53 Oppfølging og korrigeringer

Etter oppstart må man følge opp renholdet tett gjennom befaringer og kvalitetskontroller, og justere ved behov. Justeringer som kan være nødvendige, er for eksempel å:

– endre enkelte rengjøringsmetoder

– sørge for mer opplæring av renholdere

– endre fokus fra golv til inventar

– justere tidsforbruk (tid tildelt renholderen)

– justere områdefordeling

– endre sammensetning av renholderteam

 

54 Evaluering

541 Tidspunkt. Evaluering kan vanligvis finne sted 6–12 måneder etter oppstart. For å sikre best mulig framdrift bør dato for evaluering være fastsatt i innføringsplanen.

542 Omfang. Ved evalueringen skal man vurdere grad av måloppnåelse i forhold til de målene som er satt. Evalueringen kan for eksempel omfatte måling av:

– kostnader og renholdsøkonomi

– rengjøringskvalitet

– kjemikalieforbruk og avfallsmengde

– sykefravær

– medarbeidertilfredshet

– kundetilfredshet

– grad av tilfredshet med nye hjelpemidler, rutiner osv.

– tilfredshet med opplæringsprogram

543 Gjennomføring. Hensikten med evalueringen er å avdekke effekten av omstillingsprosessen, det vil si graden av endring. Evalueringen må derfor gjennomføres som en kartlegging på samme måte som i trinn 1, med de samme kriteriene for utvelgelse og gruppering. Omfanget av bygningsmasse som undersøkes, må gjerne være større enn i trinn 1. For å kunne sammenlikne «før»- og «nå»-situasjonen er det imidlertid viktig å bruke samme målekriterier og metoder som i trinn 1.

544 Foreslå tiltak. Dersom målsettinger ikke er oppnådd, må man gjennomføre nødvendige tiltak.

 

55 Videreutvikling

«Beste Praksis Renhold» bør være en kontinuerlig forbedringsprosess. Forutsetninger vil ofte endre seg, og nye og bedre løsninger kommer jevnlig på markedet. Målsettingene bør derfor revideres med jevne mellomrom, og tiltak gjennomføres for å bli enda bedre.

 

6 Erfaringer

61 Omstilling til kvalitetsstyrt renhold

Byggforsk gjennomførte i 2000–2001 en intervensjonsundersøkelse om rengjøringskvalitet, innemiljø og produktivitet [723]. Effektene av en kontrollert heving av rengjøringskvaliteten med fokus på støv på overflater i en kontorbygning ble undersøkt. Det ble innført et nytt kvalitetsstyrt renholdssystem med tørrere metoder, se Byggforvaltning 700.209, hvor regelmessig renhold omfattet alle overflater i lokalene opp til 3 m. Lokalene ble rengjort til avtalt kvalitetsnivå to ganger i uka, og smussdepoter, som åpne, fylte bokhyller, ble også rengjort i løpet av intervensjonen. Intervensjonen førte til vesentlig heving av visuell rengjøringskvalitet og redusert støvmengde på inventar.

Spørreundersøkelsene avdekket at det i gruppa som arbeidet i intervensjonslokalene var tendenser til redusert forekomst av trøtthet, irriterte øyne og klager på opplevelse av tørr luft, samt bedret selvrapportert konsentrasjonsevne og produktivitet, i forhold til i kontrollgruppa.

Det mest oppsiktsvekkende var imidlertid en reduksjon på 39 % i kortidsfravær innenfor arbeidsgiverperioden (1–16 dager) i intervensjonslokalene, mens fraværet økte med mer enn 5 % i kontrollgruppa, se fig. 61. Reduksjonen i sykefravær medførte en besparelse på hele kr 80 000 per kvartal i intervensjonslokalene. Til sammenlikning var de totale renholdskostnadene for lokalene ca. kr 60 000 per kvartal. Renholdskostnadene ble redusert med 17,4 % som følge av mer effektive rengjøringsmetoder. Undersøkelsen viste også at en overgangsperiode på minst seks måneder må påregnes ved innføring av kvalitetsstyrt renhold i henhold til NS-INSTA 800.

 

Fig. 61

Endring av sykefravær ved overgang til kvalitetsstyrt renhold med fokus på støv i innemiljøet

 

Andre undersøkelser bekrefter at rengjøringstekniske tiltak kan gi forbedret innemiljø. Blant annet har Statens Arbeidsmiljøinstitutt funnet at grundig rengjøring av tepper og åpne, fylte bokhyller kan gi stor reduksjon av svevestøv i romlufta (28 %) og slimhinneirritasjoner blant brukerne (33 %) [724].

 

62 Innføring av «Beste Praksis Renhold» i Forsvarsbygg

Renholdsfunksjonen i Forsvarsbygg har siden 2002 vært gjennom en omfattende omstillingsprosess [725]. Første del av prosessen ble gjennomført med bistand fra Byggforsk, og omfattet i utgangspunktet et renholdsareal på mer enn en million kvadratmeter som ble rengjort av en renholderstab på nærmere 800 personer.

Det ble innført et nytt kvalitetsstyrt renholdssystem basert på tørrere metoder og prinsipper som beskrevet i Byggforvaltning 700.209. Prosjektet omfattet blant annet utvikling og innkjøp av nye hjelpemidler, som kalkulasjonsprogrammer, driftsmanualer og materialstandard, og innkjøp av nytt rengjøringsteknisk utstyr.

Det ble gjennomført mer enn 60 kurs for mer enn 800 personer i regi av en ekstern kursleverandør. De enkelte markedsområdene i Forsvarsbygg sto selv for den praktiske delen av innføringen av nytt renholdssystem, og Forsvarsbygg kjører prosessen videre som en kontinuerlig forbedringsprosess. Om målsettingene til BPR og omtale av dem, se pkt. 39.

Figur 62 a viser resultater fra evalueringen av prosjektet. Utviklingen for renholdskostnader er vist i fig. 62 b.

I tillegg ble kravene til visuell rengjøringskvalitet oppfylt i 79 % av undersøkte bygninger, og andel av miljømerkede renholdskjemikalier endret fra ca. 18 % i 2002 til ca. 70 % i 2004.

Undersøkelse av medarbeidertilfredshet og kundetilfredshet viste også meget gode resultater. Prosjektet er eksempel på et «vinn–vinn»-prosjekt hvor miljøriktige løsninger medfører både økonomiske besparelser og fornøyde medarbeidere og kunder. Prosjektet ble i mai 2006 tildelt miljøprisen «Glassbjørnen», se fig. 62 c.

 

Fig. 62 a

Reduksjoner i sykefravær blant renholdere, forbruk av innstikksposer til avfallskurver, kjemikalieforbruk, gjennomsnittlig støvdekke på overflater og renholdskostnader etter innføring av «Beste Praksis Renhold» i Forsvarsbygg

 

 

Fig. 62 b

Endring av renholdskostnader etter innføring av «Beste Praksis Renhold» i Forsvarsbygg

 

 

Fig. 62 c

Forsvarsbygg ble i 2006 tildelt miljøprisen Glassbjørnen for prosjektet «Etablere Beste Praksis Renhold». Fra venstre: Åke Appellqvist, Forsvarsbygg, tidligere miljøvernminister Helen Bjørnøy, Alf-Gustav Høstmark, Forsvarsbygg. Foto: Forsvarsbygg

 

7 Referanser

71 Utarbeidelse

Denne anvisningen er utarbeidet av Steinar K. Nilsen. Prosjektleder har vært Henning Vik. Faglig redigering ble avsluttet i november 2009.

 

72 Litteratur

721 Nilsen, Steinar K. Markedsundersøkelse – Bistand til utvikling av miljømerkingskriterier for rengjøringstjenester. Rapport O-9893, Byggforsk (Norges byggforskningsinstitutt). Oslo, 2002

722 Nordisk Miljømærking. Kriteriedokument: Svanemærkning af Rengøringstjenester. Charlottenlund, 2009

723 Nilsen, S.K., Blom, P., Rydock, J., Nersveen, J. og Fostervold, K.I. An intervention study of relationships between indoor air-related health problems, productivity and cleanliness in an office setting. Indoor Air 2002, Proceedings vol. 3, side 472–477. Monterey, 2002

724 Skulberg, K. mfl. The effect of cleaning on dust and health of office workers. Epidemiology 15 (1), 2004, side 71–78

725 Nilsen, Steinar K., Dahl, Inger, Kristiansen, Trond-Harald, Brønstad, Bjørn O. og Høstmark, Alf G. Best practice Cleaning – Reducing costs, waste and use of chemicals by introducing a modern cleaning concept. Sustainable Buildings 2008, Proceedings, side 110–117. Melbourne, 2008

 

 

© SINTEF Byggforsk

Materialet i dette dokumentet er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med SINTEF Byggforsk er enhver eksemplarfremstilling, tilgjengeliggjøring eller spredning utover privat bruk bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar, og kan straffes med bøter eller fengsel.